勤怠管理のExcel地獄から脱出する — 日次集計を96%削減した方法

「今日もExcelを開いて、入退室データをコピーして、VLOOKUPで突合して...」

毎朝このルーティンに2時間以上かけている管理部門の方、少なくないのではないでしょうか。勤怠データの集計作業は「誰かがやらなきゃいけない仕事」ですが、本当に人間がやるべき仕事でしょうか？

この記事では、勤怠管理のExcel作業をやめたいと感じている方に向けて、実際に日次集計を96%削減した方法をお伝えします。

こんなお悩みありませんか？

• 入退室データと人事システムの突合作業に毎日2時間以上かかっている
• Excel転記のミスが月に数件発生し、その修正にさらに時間を取られる
• 「今日の出勤率は？」と聞かれても、すぐに答えられない

もし一つでも当てはまるなら、この記事がお役に立てるかもしれません。

Before / After

どうやって解決したか

Step 1: 課題の整理

お客様は従業員100名以上の製造・オフィス系企業でした。管理部門の担当者は、入退室システムと人事システム（カオナビ）のデータを毎日手作業で突合しており、朝の大半を集計作業に費やしていました。

「Excelを開くたびにため息が出ていました。VLOOKUPが壊れていないか確認するところから始まるんです」

担当者の方はこう振り返ります。問題は単なる「時間がかかる」だけではありませんでした。

• データが3つのシステムに分散: 入退室システム、カオナビ、社内データベースにバラバラに存在
• リアルタイム把握ができない: 部門別・拠点別の出勤状況を知るのに数日かかる
• 属人化のリスク: Excel集計のやり方を知っているのが1人だけ

Step 2: アプローチの選定

いくつかの方法を検討しました。

既存の入退室システムとカオナビをそのまま使いながら、データの連携部分だけを自動化する方法を選びました。大きなシステム入替は必要ありません。

Step 3: 実装と検証

導入は約2週間で完了しました。

1. ヒアリング・要件定義（3日間） — 現在のデータの流れと課題を整理
2. 設計・開発（1週間） — 入退室ログとカオナビを自動でつなぐ仕組みを構築
3. テスト・検証（3日間） — 実データで精度を確認
4. 本番稼働 — 初日から手作業ゼロに

導入効果まとめ

「朝イチでダッシュボードを見るのが楽しみになりました。以前はExcelを開くのが憂鬱だったのに」

担当者の方からは、こんな嬉しい声をいただいています。

あなたの会社でも始められます

「うちは規模が小さいから...」「システムが古いから...」とためらう必要はありません。既存のシステムを活かしたまま、データ連携の部分だけを自動化するアプローチなら、大きなリスクなく始められます。

まずは今の業務でどこにムダがあるか、一緒に整理するところから始めませんか？