Excel集計に毎日2時間 — 入退室データをコピーして、VLOOKUPで突合して、部門別に分けて...。勤怠データの集計作業は「誰かがやらなきゃいけない仕事」ですが、本当に人間が毎朝やるべき仕事でしょうか？
この記事では、Excelの日次集計を自動化して作業時間を96%削減した事例を紹介します。入退室システムと人事システム（カオナビ）のデータを自動連携し、手作業のExcel集計から脱出した方法です。
こんなお悩みありませんか？
- 入退室データと人事システムの突合作業に毎日2時間以上かかっている
- Excel転記のミスが月に数件発生し、その修正にさらに時間を取られる
- 「今日の出勤率は？」と聞かれても、すぐに答えられない
もし一つでも当てはまるなら、この記事がお役に立てるかもしれません。
Before / After
| Before | After | |
|---|---|---|
| 日次データ集計工数 | 2時間/日 | 5分/日（96%削減） |
| 分析レポート作成 | 3日かかる | その場で確認可能（即時化） |
| データ転記ミス | 月3件発生 | 0件（100%解消） |
どうやって解決したか
Step 1: 課題の整理
お客様は従業員100名以上の製造・オフィス系企業でした。管理部門の担当者は、入退室システムと人事システム（カオナビ）のデータを毎日手作業で突合しており、朝の大半を集計作業に費やしていました。
「Excelを開くたびにため息が出ていました。VLOOKUPが壊れていないか確認するところから始まるんです」
担当者の方はこう振り返ります。問題は単なる「時間がかかる」だけではありませんでした。
- データが3つのシステムに分散: 入退室システム、カオナビ、社内データベースにバラバラに存在
- リアルタイム把握ができない: 部門別・拠点別の出勤状況を知るのに数日かかる
- 属人化のリスク: Excel集計のやり方を知っているのが1人だけ
Step 2: アプローチの選定
いくつかの方法を検討しました。
| 選択肢 | メリット | デメリット | 判定 |
|---|---|---|---|
| Excel改善（マクロ強化） | 追加コスト低い | 属人化が解消されない | — |
| 既成の勤怠パッケージ導入 | すぐ使える | 既存システムとの連携が困難 | — |
| 自動連携システムの構築 | 既存システムを活かせる | 初期構築が必要 | 採用 |
既存の入退室システムとカオナビをそのまま使いながら、データの連携部分だけを自動化する方法を選びました。大きなシステム入替は必要ありません。
Step 3: 実装と検証
導入は約2週間で完了しました。
- ヒアリング・要件定義（3日間） — 現在のデータの流れと課題を整理
- 設計・開発（1週間） — 入退室ログとカオナビを自動でつなぐ仕組みを構築
- テスト・検証（3日間） — 実データで精度を確認
- 本番稼働 — 初日から手作業ゼロに
技術者向け: 実装の詳細を見る
入退室システムとカオナビをREST APIで連携し、BigQueryへリアルタイムに集約するデータブリッジシステムを構築しました。
技術構成:
| 項目 | 採用技術 |
|---|---|
| API基盤 | Fastify + Prisma ORM |
| データ集約先 | BigQuery |
| 連携システム | カオナビ、入退室管理システム |
| 運用環境 | Cloud Run |
主な機能:
- 入退室システムとカオナビのデータを自動突合
- BigQueryへの日次バッチ処理でスナップショット保存
- 部門別・役職別・雇用形態別の分析が即座に可能
- JWT認証によるセキュアなAPI設計
導入効果まとめ
| 指標 | 成果 |
|---|---|
| 作業時間 | 2時間/日 → 5分/日（96%削減） |
| レポート作成 | 3日 → 即時確認（即時化） |
| 転記ミス | 月3件 → 0件（100%解消） |
| 年間コスト削減 | 約480時間分の人件費相当 |
「朝イチでダッシュボードを見るのが楽しみになりました。以前はExcelを開くのが憂鬱だったのに」
担当者の方からは、こんな嬉しい声をいただいています。
あなたの会社でも始められます
「うちは規模が小さいから...」「システムが古いから...」とためらう必要はありません。既存のシステムを活かしたまま、データ連携の部分だけを自動化するアプローチなら、大きなリスクなく始められます。
まずは今の業務でどこにムダがあるか、一緒に整理するところから始めませんか？
あわせて読みたい
- 【勤怠データ自動集計】入退室ログ×カオナビ連携で作業時間96%削減 — 実際の自動化導入事例
- 【MiTERAS×CrowdLog連携】勤怠の二重入力を95%削減する方法 — 二重入力問題の解決策
- 【Excel業務自動化】月間作業時間96%削減した3つの実例と進め方 — 3つの自動化事例まとめ
- 【CrowdLog工数集計自動化】月次作業を90%削減した方法 — 工数管理ツールの集計自動化事例
- 【勤怠集計自動化】月次レポート・メール通知・CSV出力を一元管理 — 月次集計の自動化事例
→ 業務自動化の全事例は業務自動化・Excel脱却 完全ガイドにまとめています。
