「毎月の集計作業、もはや儀式と化していませんか？」

月初になると「あ、今月もアレやらなきゃ...」という謎のプレッシャー。Excelを開いて、データをコピーして、関数を確認して、メールを作成して、宛先を確認して、添付ファイルを付けて...。この一連の流れ、実は全部自動化できます。

本記事では、この「毎月の儀式」を解放した事例をご紹介します。

こんな課題を抱えていませんか？

月末になると集計作業で他の業務がストップする
レポートの送り忘れが年に数回発生している
出勤データがExcel、メモ、別システムに散在している
CSVエクスポートを都度手作業でやっている

1つでも当てはまる方に、この記事が役立ちます。

Before / After 比較

項目	Before（手作業）	After（自動化後）
月次集計時間	数時間かけて手作業	ボタン1つで数分
メール送付	手動で個別送信、送り忘れあり	自動一括配信、漏れゼロ
データ出力	都度Excel操作	ワンクリックCSV
作業ストレス	月末が怖い	集計日が楽しみに

プロジェクト概要

項目	内容
業種	広告・クリエイティブ業界
規模	中規模企業（複数部門）
導入期間	約2ヶ月

課題：分散したデータと「手作業教」の信仰

1. 月次集計の工数負担

毎月の出勤実績集計。担当者は月末になると「集計モード」に入り、他の業務がストップ。チームの生産性における見えないボトルネックでした。

2. メール通知の手作業

月次レポートの送付を手動で実施。「あ、〇〇さんに送り忘れた！」という事故が年に数回発生。送り直しメールの気まずさは計り知れません。

3. データ管理の分散

出勤情報がExcel、メモ、別システムに散在。「最新版はどれ？」という哲学的な問いが日常茶飯事でした。

4. CSVエクスポートの手間

他システム連携用のデータ出力に都度手作業。「またCSV作って」のリクエストが来るたびに、心が少し削れていきました。

解決策：Webベース出席管理システム

データ登録から集計・通知までを一元化・自動化。「ボタン一つで終わる世界」を実現しました。

主要機能

機能	効果
出席情報の一元管理	「最新版どこ？」問題を根本解決
月次自動集計	ポチッとな。以上。
メール自動配信	送り忘れ？何それ美味しいの？
CSVエクスポート	ワンクリックで生成。「また作って」への最速回答
認証・権限管理	見せていい人にだけ見せる。当たり前を当たり前に

システム構成

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導入効果

定量的な成果

指標	Before	After	改善効果
月次集計作業時間	手作業で数時間	数分で完了	大幅削減（お茶を淹れる時間すらない）
メール送付作業	手動で個別送信	自動一括配信	工数ゼロ（送り忘れの悪夢から解放）
データ出力	都度手作業	ワンクリック	即時対応可能（「ちょっと待って」不要）
送付漏れ・ミス	月に数件発生	発生ゼロ	品質向上（謝罪メール削減効果あり）

定性的な成果

業務負担の軽減: 「月末が怖くなくなった」という声
情報の正確性向上: 人間が介在しないことの安心感
迅速な意思決定: 聞かれたら即答。できる人オーラ増量

技術的なポイント

Google Cloud Platform（Google App Engine） での運用により安定稼働。寝てる間も元気に動いてます
テスト環境と本番環境の分離で、安心して「ちょっと試してみる」ができる構成
ログ管理の整備で「何が起きた？」にすぐ答えられる

導入フロー

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具体的なユースケース

ユースケース1：月次レポート自動生成

毎月1日に前月の出勤実績を自動集計。部門別・個人別のサマリーをPDF化し、関係者へ自動配信。

ユースケース2：アラート通知

勤務時間の上限超過や休暇申請漏れを自動検知し、担当者へSlack/メール通知。

ユースケース3：外部システム連携

会計システムや給与計算システム向けに、指定フォーマットのCSVをワンクリックでエクスポート。

まとめ

月次勤怠集計の自動化により、手作業を大幅に削減し、送付漏れやミスのリスクもゼロにすることができました。

担当者の方は「月末が来るのが怖くなくなった。というか、むしろ集計日が楽しみになった」と語っていました。

「毎月の定型作業から解放されたい」という方は、ぜひ自動化をご検討ください。

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