整骨院の当日キャンセル枠を、通院が途切れかけた患者さんで埋める

• この記事の対象: 院長が自ら施術に入り、スタッフ1〜3名で回している整骨院・接骨院の方

• 先にやるべきこと: 予約台帳から「いつもの間隔より空き、次回予約もない方」を抜き出し、声をかけてよい方に院長が先に印を付けておく

• 見込める変化: 当日キャンセルが出ると、印の付いた方のうち時間帯の合う数人へ同時に知らせが届き、最初に返信した方で埋まります。予約の前倒しではない来院なので、その分が売上として戻ります。院長が決めるのは、誰に声をかけてよいかだけです

「すみません、今日の17時、急に行けなくなりました」

施術を終えて電話やLINEを見ると1時間前に届いていた、という院長は多いのではないでしょうか。

空いた枠に誰が来るかで、売上になるかどうかが変わる

施術中は電話にもLINEにも出られません。合間に気づいて電話しても、枠の時間が迫っていることもあります。

埋め方にも落とし穴があります。来週も予約のある常連の方で埋めても、次の予約が前倒しになるだけなら、別の枠が空き直します。売上として戻るのは、本来なら無かったはずの来院です。

その相手に向いているのが、通院が途切れかけた患者さんです。いつもの間隔より空いて次回の予約が無い方や、回数券を残したまま足が遠のいている方です。施術計画の途中で止まっている方には、通院を再開するきっかけになることがあります。

ただし、途切れた理由はデータでは分かりません。整骨院の保険の施術は骨折・脱臼・打撲・捻挫（肉ばなれを含む）が対象で、負傷が治れば通院も終わります。治った方や、事情を聞いている方は声をかける相手ではありません。見分けられるのは、患者さんと話してきた院長だけです。

「その後いかがですか」より「本日17時に空きが出ました」のほうが、連絡する理由が伝わりやすいものです。ふだんの声がけは美容室の次回来店のフォローで整理しました。

声をかけてよい方は前もって選び、キャンセルが出たら同時に知らせる

院長の判断を、キャンセルが出た瞬間から、施術の無い時間へ移します。

当日の枠は、1人ずつ返事を待つと時間が来てしまうので、数人へ同時に「先にご返信いただいた方でお取りします」と送ります。声をかける相手は印の段階で院長が選んでいるので、返信を見てから院長が選び直すことはなく、最初にご返信くださった方でそのまま予約が決まります。埋まった後に返信をくださった方には、受付から次回の予約をご案内します。

仕組みがすぐ気づけるのは、患者さんが予約システムの画面から自分で取り消したキャンセルです。電話やLINEのトークで届いたキャンセルは、受付か院長が予約システムから外すまで仕組みには見えません。前日の確認連絡に取り消し用のリンクを添え、患者さん自身に取り消していただく形に寄せておけば、施術中のキャンセルも拾いやすくなります。確認連絡の進め方は歯科医院の予約リマインドで整理しています。

途切れかけの一覧づくりまでは、院長自身で始められる

Step 1: 通院が途切れかけた方を数えてみる

直近3ヶ月の予約台帳から、通院が途切れかけた方と、当日キャンセルで空いた枠の数を書き出します。

Step 2: 打ち手を比べる

選択肢	メリット	デメリット	判定
施術の合間に院長が気づき、思い当たる方へ電話する（現状）	事情をその場で汲める	施術中は気づけない。誰に声をかけたかも残らない	—
キャンセル待ちの登録順に連絡する	来たい方が分かる	前倒しなら別の枠が空き直す。順に返事を待つ間に当日の枠が終わる	—
院のLINE公式アカウントで友だち全員に空きを配信する	一度で多くの方に届く	治って通院を終えた方や、今は声をかけたくない方にも届く	—
途切れかけの一覧に院長が前もって印を付け、キャンセル時は数人へ同時に知らせる	施術の手を止めずに枠を埋めにいける。前倒しではない来院が戻る	最初に、予約システムから来院の履歴を取り出せるようにし、患者さんとLINEの友だちを結びつける	✅ 採用

空いた枠への声がけを仕組みにした実績はまだありません。手元の記録から必要な分を自動で拾う点では、勤怠と工数管理の二重入力をなくした連携で入力作業を95%削減しました。月次工数の自動集計では、月5〜10時間の集計作業を約90%自動化しています。

Step 3: 一覧と印付けから作る

予約システムから予約台帳を書き出し、表計算ソフトに読み込みます。AIコーディングツールに「平均の来院間隔より2割以上空き、次回予約が無い方を抜き出し、回数券の残りといつも来院している時間帯も並べる」と頼めば、一覧の原型ができます。AIに渡すのは列の名前（患者番号・来院日・次回予約の有無・回数券の残り）だけにし、患者さんの氏名や連絡先、負傷の内容は渡しません。

来院までの移動を見込んで枠の何分前を過ぎたら送らないかと、1回に何人へ送るかは、院長が最初に決めます。最初の1ヶ月は、キャンセルが出たら受付か院長が、印の付いた方のうち時間帯の合う方へLINEのチャットで送ります。手で送るチャットは、LINE公式アカウントの月の通数に数えられません。

院から先にチャットを送れるのは、院のLINE公式アカウントが認証済み（申請して審査を受けます）で、患者さんが友だち追加している場合です。一覧にはLINEでつながっているかと、チャットに出る表示名も並べます。つながっていない方には電話で案内します。LINEヤフーは、院から始めるチャットを広告や宣伝に使わないよう案内しています。文面は、前回の施術後の様子を伺う一言に、本日の空き時刻を添える程度に留めます。

1ヶ月記録すれば、埋まった枠と戻った方の数が見えます。そのうえで、検知と同時の知らせを仕組みに任せます。自動の知らせは通数に数えられるので、無料のプラン（月200通まで）で足りるかも送信数から見積もれます。

埋まった枠と、戻ってきた患者さんが数で残る

指標	Before	After
声をかける相手	院長が施術の合間に思い出す	院長が前もって印を付けた方
施術中に出た当日キャンセル	合間に気づくまで、誰にも声がかからない	時間帯の合う方へ同時に知らせが届く
埋まった枠に来る方	常連の方の前倒しか、空いたまま	通院が途切れかけた方
記録	空いた枠も、声をかけた相手も残らない	埋まった枠の数、戻った方の数、その後の通院が残る

誰に声をかけるかを決めるのは院長のままで、その判断を施術の無い時間に済ませられます。

一覧は院長の手で、つなぎ込みは相談でも

一覧と印付けまでは、院長ご自身で始められます。予約システムとのつなぎ込みや同時の知らせまで広げるときは、業務自動化の支援もご利用いただけます。最初からご相談したい方は、お問い合わせからご連絡ください。