鍵の返事が来る前に内見の日時を約束してよいか。賃貸仲介の「確約」と「仮押さえ」の決め方

• この記事の対象: 管理会社へ鍵の手配と空室の確認を依頼して内見を組んでいる、賃貸仲介会社の経営者と店長の方

• 先にやるべきこと: 管理会社ごとに「返事が来た時刻」と「お客様へ日時を伝えた時刻」を並べ、返事が遅い管理会社を見分ける

• 見込める変化: 「確約で伝えるか、仮押さえで伝えるか」の基準が担当者の勘から、管理会社ごとの返事の記録に移ります。決めるのは、お客様へ通知する前の「確約か仮押さえか」だけです。返事待ちの集約と通知は仕組みが受け持ちます。内見を組まない店舗や、鍵の手配が不要な自社管理物件だけの会社では効果がありません

「土曜の午前に内見を入れたいというお客様に、いま日時を返してよいだろうか。管理会社からは、まだ鍵の返事が来ていない」

賃貸仲介の現場では、こうした場面が日常的にあるのではないでしょうか。2022年にスマート内覧を導入済みの仲介担当者614名を対象に行われた調査では、所定の場所に鍵がなく内覧できなかった経験のある担当者が88.3%でした。内見の直前まで返事が来ない管理会社があり、待つ間にもお客様は日時を決めたがっています。

約束が先になると、どこで崩れるか

お客様へ日時を伝える時点の言い方には、次の2つがあります。

• 確約: 「土曜10時で確定です」と伝える。後から変わった場合は、お客様に謝って日時を組み直す
• 仮押さえ: 「土曜10時で仮押さえしています。管理会社の確認が取れ次第、確定をご連絡します」と伝える。確定までの間、お客様は他の予定を入れにくい

どちらを選ぶかは、管理会社ごとの返事の傾向と、内見までの残り時間で決まります。ただ、その傾向は担当者の記憶にしかなく、店として同じ判断にならないことが問題です。担当者が休みの日は、誰も基準を知りません。

約束の前に、決めるのは人です

	Before	After
返事待ちの把握	電話・FAX・メールの返事を担当者が探す	管理会社ごとの返事待ちを一覧にまとめる
確約か仮押さえか	担当者の勘で伝える	返事の速さの記録を見て、担当者が決めてから通知する
結果の記録	残らない	管理会社ごとの返事の時刻と、日時を変えた件数が残る

お客様へ通知が出るのは、担当者が「確約か仮押さえか」を決めた後です。通知の文面も、決めた内容に合わせて変わります。

一覧を作って、週末に試す

Step 1: 直近1ヶ月の「返事が来た時刻」を並べる

管理会社ごとに、鍵と空室の確認を依頼した時刻と、返事が届いた時刻を書き出します。内見の何時間前に返事が届いた管理会社かが分かれば、確約で伝えられる管理会社と、仮押さえにしたほうがよい管理会社の線引きが見えてきます。

Step 2: 打ち手を比較する

選択肢	メリット	デメリット	判定
すべて確約で伝える	お客様に分かりやすい	返事が遅い管理会社の分だけ、直前の組み直しが残る	—
すべて仮押さえで伝える	組み直しを避けられる	返事が早い管理会社の分まで、お客様の予定が確定しない	—
担当者が管理会社ごとの返事を探して記録する	導入が軽い	返事の探索と転記が人手のまま残り、担当者が休むと基準が消える	—
返事待ちを一覧にまとめ、担当者が確約か仮押さえかを決めてから通知し、確定の連絡と記録を自動にする	集める作業と通知は仕組みが担い、人は約束の仕方だけを決める	最初に管理会社ごとの連絡先と、返事を取り込む経路を登録する	✅ 採用

playparkに賃貸仲介での導入実績はまだありません。この記事の場面は仮想のシナリオです。複数の仕組みの情報を1か所へ集める構造は、別の業務で実装しています。人事データの同期では、カオナビの同期処理の処理時間を80%以上短縮しました。工数管理ツールの集計を自動にした月次工数の自動集計では、月末5〜10時間の作業の約90%を自動化しています。集める作業を人から外す順番は同じです。

Step 3: 自分で試せる範囲から始める

管理会社ごとの内見予定を並べた表計算のシートがあれば、週末に試作できます。AIコーディングツールに「内見日時の近い順に、返事待ちの件数と、管理会社ごとの過去の返事の時刻を並べて出す」と頼めば、判断に使う一覧の原型ができます。電話やFAXで返事が来る管理会社は、受けた内容を一覧へ反映する入口を1つ用意します。

最初は通知を付けず、一覧を見ながら従来どおりに伝えます。1ヶ月動かせば、管理会社ごとの返事の遅れと、直前に日時を変えた件数が記録として残ります。それを見て、確約にしてよい管理会社を決められます。

人が決めるのは、管理会社ごとの確約の基準と、お客様へ通知する前の「確約か仮押さえか」です。通知と確定の連絡まで広げたくなったら、AI実装支援のような外部の手もあります。

管理会社の返事は仕組みが集め、約束の仕方は担当者が決める

指標	変化
確約か仮押さえかの基準	担当者の勘 → 管理会社ごとの返事の記録に基づくルール
担当者が休みの日の判断	基準を知る人がいない → 一覧と記録を見て決められる
直前に日時を変えた件数	記録なし → 管理会社ごとに記録

鍵の返事が遅いのは、仲介会社では変えられない管理会社側の事情です。約束の前に「確約か仮押さえか」を決める場を置けば、お客様を待たせる内見の日時の変更を、記録として次の判断に生かせます。まずできるのは、直近1ヶ月の返事の時刻を管理会社ごとに並べることです。

自分で試す、相談する、どちらでも

試した一覧をお持ちいただければ、そこから先の設計を一緒に整理します。最初から相談したい方も、お問い合わせからどうぞ。