ビル清掃の当日欠勤、どの現場の誰を動かすかを朝のうちに決める

• この記事の対象: 複数のビルの日常清掃を請け負い、当日欠勤が出ると社長や現場管理者が応援を手配している清掃会社の方

• 先にやるべきこと: 現場ごとに「今日これだけは終える」という最低ラインと、その現場に入れる人、各人のふだんの担当現場と時間帯を一覧に書き出す

• 見込める変化: 欠勤の連絡が入ると、空いた穴と打診先の案が、今月の応援回数つきで一覧に出ます。社長が決めるのは、一覧が出す打診先の案から誰を外すかだけです。同じベテランにばかり頼んでいれば、回数で気づけます。現場が1つだけの会社には向きません

「すみません、熱が出たので今日は休みます」

早朝にこうした電話を受け、どの現場から誰を回すかを頭の中で組み替えた経験のある方は多いのではないでしょうか。

欠勤の電話のあと、社長の頭の中で組み替えているもの

欠勤の連絡を受けた社長は、朝のうちに次のことを確かめています。

• 休んだ人の現場で、今日どうしても終えなければならない作業はどれか
• 人を一人抜いても最低ラインを保てる現場はどこか
• その現場の手順を知っていて、入館の登録も済んでいる人は誰か
• 指導スタッフや巡回の担当は、今どの現場にいるか

答えはどれも社長の頭の中にあるため、電話で一人ずつ確かめて回ることになります。欠勤の連絡は当日の朝に電話一本で入ることが多く、始業前に終える現場ほど時間がありません。

もう一つ見えにくいのが、応援の偏りです。急ぐときほど、どの現場にも入れて断らないベテランや、指導スタッフ自身に頼りたくなります。穴を埋めるたびにその人へ仕事が集まり、ますます代わりがきかなくなります。その人が疲れて辞めると、次の朝から回らなくなります。

朝のうちに、穴の大きさと打診先の案を一覧で受け取る

一覧に載せるのは、社長が朝に確かめていた4つの答えと、今月誰が何回応援に入ったかです。

欠勤の電話を受けた人が休んだ人の名前を入れると、一覧ができます。一覧は、その時間に空いていてその現場に入れる人を応援回数の少ない順に並べ、上の2〜3人を打診先の案として出します。社長は案を見て、表に載らないその日の事情（前日に遅くまで別の現場に入っていた、など）で外したい人だけを入れ替えて送ります。

打診は同時に送ります。1人ずつ返事を待つと、始業の時刻が来てしまうためです。最初に「行けます」と返した人で決まり、ほかの人には「埋まりました」と自動で届きます。返事を待つ時間は先に決めておき、過ぎたら打診を送った人（社長か現場管理者）の電話に知らせが届きます。LINEを使わないスタッフは人の表に印を付けておき、打診先に選んだら電話で頼みます。

応援に入る人が決まるまで、客先やビルの管理室には何も約束しません。入館証は持っていても当日の作業者をビルへ伝える決まりがあるビルでは、受けた人の名前が決まってから伝えます。開始時刻を過ぎても応援者から「着きました」の返事がなければ、打診を送った人へ知らせが届きます。

人を抜いた側の現場には、今日は最低ラインの作業だけにすることと、翌日に回す作業が届きます。どこまでを翌日に回してよいかは、客先との契約に照らして社長が最初に決めておく線です。

表計算ソフト3枚から、週末に試作する

Step 1: 直近3ヶ月の欠勤と応援を書き出す

欠勤が出た日ごとに、空いた現場と応援に入った人を書き出します。応援の集中や、代わりが1人しかいない現場が見えてきます。

Step 2: 打ち手を比べる

選択肢	メリット	デメリット	判定
社長が朝に電話で応援を探す（現状）	各人の事情をその場で聞ける	材料が社長の頭の中にあり、社長がつかまらない朝は決められない。偏りも見えない	—
現場ごとの手順をチェックリストにし、社長が朝に見比べる	仕組みがいらない	誰が空いていて、どこに入れるかの確認は電話のまま残る	—
当日にスポットワークで人を募る	社内の人を動かさずに済む	その現場の手順を知らない人が来る。入館の登録が要るビルでは当日に間に合わないことがある。社内の応援の偏りは見えないまま	—
グループLINEで全員に「誰か行けますか」と送る	電話をかけて回らずに済む	誰が受けたかがあいまいになり、人を抜けない現場の人まで手を挙げる。返事の早い同じ人に偏る	—
最低ラインと入れる人を一覧にし、打診先の案へ同時に打診する	社長が見るのは打診先の案だけ。応援回数が人ごとに残り、偏りに気づける	最初に、現場の表と人の表を登録する	✅ 採用

playpark では、当日欠勤の応援の割り振りを仕組みにした実績はまだありません。playpark が開発・提供している美容室向けのシフト管理アプリでは、確認と希望の提出をスマホで完結させ、スタッフの利用率が約30%から85%以上に上がりました。ベテランに集中していた問い合わせを社内文書の検索に置き換えた社内ナレッジ検索の取り組みでは、問い合わせが月25件から5件に減っています。一人のベテランに集まっていた頼みごとを、記録と仕組みで散らした点で構造は同じです。

Step 3: 経営者自身が作れる範囲から始める

表計算ソフトに3枚のシートを作ります。

• 現場の表: 作業の時間帯、ふだんの人数と最低ラインで回せる人数、最低ライン、翌日に回してよい作業
• 人の表: 入れる現場、入館登録の有無、ふだんの担当現場と曜日・時間帯
• 応援の記録: 日付、現場、応援に入った人

勤務表がすでにあるなら、人の表にはそのまま貼れば足ります。AIコーディングツールには、次のように頼むと一覧の原型ができます。

休んだ人の名前を入れると、その現場の最低ラインを表示する。そのうえで、その時間帯に空いている人と、抜いても最低ラインを保てる現場の人のうち、その現場に入れる人を、今月の応援回数が少ない順に並べる。

最初の1ヶ月は一覧を材料にだけ使い、打診は電話のままにします。1ヶ月分の記録で偏りが数字になったら、LINEでの同時打診と受諾の返事を足します。

応援の偏りと、代わりのいない現場が見えるようになる

指標	Before	After
誰を動かすかの判断材料	社長の頭の中と朝の電話	現場の表・人の表から出る打診先の案
社長がつかまらない朝	応援を決められない	現場管理者が同じ一覧で決められる
人ごとの応援回数	記録に残らない	打診先の案に今月の回数が出る
代わりが1人しかいない現場	欠勤が出て初めて分かる	一覧で分かり、次に手順を覚えてもらう人を決められる

社長が決めるのは、一覧が出す打診先の案から誰を外すかだけです。材料は電話を回さなくても朝のうちに届き、応援の偏りは数字で見えます。偏りが見えれば、手順を覚えてもらう人を増やす、欠勤が続く人と勤務日数を相談する、といった次の手を打てます。

自分で作る、相談する、どちらでも

LINEでの同時打診や到着の見届けまで広げたくなったら、業務自動化の支援もご利用いただけます。作った表をお持ちいただければ、その先の設計を一緒に整理します。最初からのご相談も、お問い合わせからご連絡ください。