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この記事の対象: 見積もり依頼が月に数十件あり、「自分が戻るまで見積もりを返せない」受託加工の工場の社長の方
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先にやるべきこと: 過去1年分の見積書から、材質・寸法・数量・加工工程・単価を表に起こす
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見込める変化: 似た案件が過去にある見積もりは、社長がいない日でも従業員が一次案を出せます。社長が見るのは送る前の確認と、似た案件がない例外だけです。回答待ちで逃していた受注も減らせます。過去の見積書や図面が残っていない工場、毎回まったく新しい形状ばかりの工場には向きません
「図面を送ったので、今日中に概算だけでもいただけますか」
社長が朝から機械に付きっきりの日や、取引先へ出かけている日に、こうした依頼が届くことがあるのではないでしょうか。中小の製造業では、見積もりが社長の経験頼みで、回答の速さも求められるため従業員では対応しにくく、属人化しているという課題が挙がっています。
社長の頭の中で行われている「似た案件の引き当て」
社長の見積もりは正確です。図面を見て「去年のあのフランジに近い。材質が違うから材料費を足して、数量が倍なら段取りの分を割り引く」と、過去の案件を思い出して単価を組み立てています。
重いのは計算そのものではなく、この「似た案件を思い出す」部分です。その記憶が社長にしかないので、社長の手が空くまで回答が止まります。急ぎの依頼ほど、回答の早い他社に流れます。社長が休めず、引退した後に誰も見積もれないという不安も、同じところから来ています。
引き当ては仕組みに、確認と例外は社長に
社長の確認は、お客様へ金額を伝える前に置きます。社長がスマホで一次案と参照した過去案件を見比べ、そのまま送るか、直すかを決めます。
過去1年分の見積書を表にして、週末に試す
Step 1: 見積書を5つの項目で表に起こす
過去1年分の見積書と図面から、材質・寸法・数量・加工工程・単価を1件1行で書き出します。紙の見積書は、従業員の方に入力を頼んでもよい作業です。社長には、単価の内訳で迷った案件にだけ目を通してもらいます。
Step 2: 打ち手を比較する
| 選択肢 | メリット | デメリット | 判定 |
|---|---|---|---|
| 社長がすべて計算する（現状） | 金額が正確 | 社長が手一杯の日は回答が止まる | — |
| 単価表を作り、従業員が図面から計算する | 導入が軽い | 段取りや形状の難しさが単価表に乗らず、結局社長に聞くことになる | — |
| 社長に回す条件を決め、似た案件と単価を並べて従業員が一次案を出す | 社長の記憶を過去の実績で置き換え、社長は確認と例外だけを見る | 最初に過去1年分の見積書を表に起こす | ✅ 採用 |
従業員の作業は、図面の条件で一覧を引き、近い案件の単価を写して一次案にすることです。社長が一から単価を組み立てる作業に比べれば軽く、新人でも覚えられます。
playparkに製造業の見積もりでの導入実績はまだありません。この記事の場面は仮想のシナリオです。ベテランの頭の中にある情報を引ける形にする取り組みでは、社内文書を自然言語で探せる仕組みで、社内問い合わせが月25件から5件に減りました。過去の数字を表に起こして集計を自動にした工数集計の取り組みでは、転記ミス・集計漏れが月2〜3件から0件になりました。
Step 3: 経営者自身が作れる範囲から始める
表計算ソフトに過去案件の表があれば、週末に試作できます。AIコーディングツールに「材質・寸法・数量を入れると、近い過去案件を5件、単価つきで並べて出す」と頼めば、一次案に使う一覧の原型ができます。社長に回す条件（材質が初めて、数量が過去の範囲から大きく外れる、など）も、この段階で一緒に決めておきます。
最初の1ヶ月は、社長も従来どおりに計算し、従業員の一次案と見比べます。社長が直さずに済んだ件数が見えれば、どの種類の案件を従業員に任せられるかが分かります。
社長がいない日も、似た案件の見積もりは止まらない
| 指標 | 変化 |
|---|---|
| 社長がいない日に出せた見積もり | 出せない → 似た案件がある分は一次案が出る |
| 依頼から回答までの日数 | 社長の手が空くまで待つ → 社長の確認待ちだけ |
| 社長が一から計算する見積もりの割合 | すべて → 似た案件がない例外だけ |
決めるのは、社長に回す条件と、送る前の確認です。受注と失注を一覧に残していけば、どの単価で取れたかが次の一次案の精度を上げます。まず手をつけられるのは、過去1年分の見積書を表に起こすことです。
