【Excel業務自動化】月間作業時間96%削減した3つの実例と進め方

「Excelで十分」「今更システム化なんて...」

その気持ち、わかります。Excelは万能ツール。でも、毎日2時間の集計作業、月末の地獄の突合作業、「あれ、この数字合わなくない？」事件...心当たりありませんか？

本記事では、実際にExcel業務を自動化システムに移行した複数の事例から、具体的な成果と進め方をお伝えします。Excel愛好家の方、最後まで読んでから判断してください。

Excel業務の「見えないコスト」

Excelは便利なツールですが、以下のような隠れたコストが発生しています。給料明細には載らないけど、確実に存在するコスト。

実際のお客様が抱えていた課題

これらを年間で計算すると、1人の担当者が数百時間を単純作業に費やしていることになります。その時間で何ができたか、考えると少し悲しくなります。

事例1：勤怠集計を96%削減

Before：毎日2時間の手作業（Excel職人の日常）

入退室システムと人事システム（カオナビ）が分離しており、以下の作業が発生していました。

1. 入退室ログをExcelにエクスポート（ポチポチ）
2. カオナビから従業員マスターを取得（ポチポチ）
3. VLOOKUPで突合（#N/Aが出ると心が折れる）
4. 異常値を目視確認（「この人、26時出勤？」）
5. 集計結果を報告（お疲れ様でした）

After：自動連携で5分に

API連携により、これらの作業を完全自動化。人間は結果を見るだけ。

入退室システム → 自動取得 → BigQueryに統合 → レポート自動生成
        ↓
     カオナビ → 自動取得
（人間の出番なし）

技術的なポイント

• Fastify + PrismaでREST APIを構築
• BigQueryに分析用DWHを構築し、「〇〇別で見たい」に即対応
• Cloud Runでスケーラブルに運用（寝てる間も働く）

事例2：二重入力を95%削減

Before：勤怠と工数管理の二重入力（デジャヴ地獄）

勤怠システム（MiTERAS）とプロジェクト管理（CrowdLog）に同じ情報を入力する必要がありました。

After：システム連携で自動化

MiTERAS（勤怠）→ 自動連携 → CrowdLog（工数管理）
（コピペ不要の世界）

事例3：Box共有リンク作成を97%削減

Before：月1,000件を手作業（指が悲鳴）

クラウドストレージ（Box）で外部パートナーとファイル共有する際、1件ずつ手動で共有リンクを作成していました。

• 1件あたり約1分（右クリック → 共有 → リンク作成 → コピー）
• 月間1,000件 = 17時間/月（指の労災認定レベル）

After：API一括処理で30分に

Box APIを活用し、フォルダ内のファイル情報取得と共有リンク作成を自動化。

自動化を進める3つのステップ

Step 1：現状の「見える化」

まず、どの作業にどれだけの時間がかかっているかを把握します。意外と把握してない。

チェックポイント：

• 毎日/毎週/毎月発生する定型作業は？（「毎月アレやってるな...」）
• その作業に何時間かかっている？（正直に計測）
• ミスやトラブルが発生する頻度は？（隠さないで）

Step 2：費用対効果の試算

自動化にはコストがかかります。投資回収の目安を立てましょう。感情ではなく数字で判断。

年間削減時間 × 時間単価 > 開発・運用コスト

例：月10時間削減 × 時給3,000円 × 12ヶ月 = 年間36万円の削減効果

これが開発コストを上回れば、やる価値あり。シンプル。

Step 3：小さく始めて効果を実感

いきなり全社展開ではなく、特定の業務から試験導入することをお勧めします。**「まず1つ成功させる」**が大事。

おすすめの着手順：

1. 効果が大きい業務（時間 × 頻度）→ 成果が見えやすい
2. ミスが多い業務（品質向上効果）→ 文句が減る
3. 属人化している業務（標準化効果）→ 〇〇さん依存からの脱却

Excel vs 専用システムの判断基準

全てをシステム化する必要はありません。Excel のままでよいケースもあります。正直に言います。

Excelのままでよいケース

• 月1〜2回の単発作業（わざわざシステム化するほどでもない）
• 担当者が1人で完結する業務（共有の必要がない）
• フォーマットが頻繁に変わる業務（システム化すると逆に面倒）

システム化を検討すべきケース

• 毎日発生する定型作業（積み重ねがすごいことに）
• 複数人がデータを扱う業務（「最新版どれ？」問題）
• 他システムとの連携が必要な業務（コピペ地獄からの解放）
• ミスが許されない業務（給与、請求など。間違えたら大変）

まとめ

Excel業務の自動化により、以下のような成果が実現できます。

「うちの業務も自動化できる？」「どこから手をつければいい？」といったご相談は、お気軽にお問い合わせください。現状の業務フローをヒアリングし、最適な自動化プランをご提案します。

Excelとお別れする準備、できていますか？

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