「あの資料どこだっけ...」「PDFの山を漁る仕事、いつまで続くんだろう...」
社内に蓄積されたPDF文書。必要な時に限って見つからない。フォルダを開いて、ファイル名を眺めて、開いて、「これじゃない」、閉じて、また開いて...。このPDF迷子の旅、心当たりありませんか？
本記事では、AIを活用した文書検索システムでこの苦行から解放された事例をご紹介します。
プロジェクト概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 業種 | 全業種（PDFを溜め込んでいる企業ならどこでも） |
| 規模 | 中小〜大企業 |
| 導入期間 | 約2〜4週間 |
課題：埋もれる社内ナレッジ（PDFの墓場問題）
1. 文書検索に時間がかかる
必要な情報を探すのに1件あたり平均15〜30分。ファイル名だけじゃ中身がわからない。開いて読んで「違う」の繰り返し。この時間で何ができただろう。
2. ナレッジが属人化
「〇〇さん、あの資料どこにあるか知ってる？」が月20件以上。〇〇さんが休むと業務が止まる。〇〇さんも辛い。
3. 過去資料の活用不足
苦労して作った資料が、作った本人以外に見られることなく80%以上が永眠。もったいないにもほどがある。
解決策：AI検索システム（PDF-RAG）
PDFをアップロードするだけで、「〇〇について教えて」と話しかけられるAI検索システムを構築。PDFを読まなくても答えが返ってくる、夢のような世界へ。
主要機能
| 機能 | 効果 |
|---|---|
| PDF自動解析 | 50MBまでの文書を自動処理。OCRも任せて |
| 自然言語Q&A | 「前回の契約条件は？」みたいに、普通に聞ける |
| 文脈を理解した回答 | 複数文書から関連情報をまとめて、的確に回答 |
| セキュアなマルチユーザー対応 | 見せちゃいけない人には見せない。当然の機能 |
システム構成
読み込み中...図を読み込み中
導入効果
定量的な成果
| 指標 | Before | After | 改善率 |
|---|---|---|---|
| 文書検索時間 | 20分/件 | 2分/件 | 90%削減（PDF迷子卒業） |
| 社内問い合わせ数 | 月25件 | 月5件 | 80%削減（〇〇さんも笑顔に） |
| 過去文書の活用率 | 20% | 70% | 3.5倍向上（死蔵資料が成仏） |
定性的な成果
- 業務効率化: 「探す時間」から「考える時間」へ。本来やりたかった仕事ができる
- ナレッジ共有: 属人化していた知識が組織の財産に。〇〇さん依存からの脱却
- 意思決定の迅速化: 必要な情報に即座にアクセス。「確認してから回答します」が減った
技術的な特長
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 稼働率 | 99.5%の可用性を目標設計（止まらない安心感） |
| スケーラビリティ | 社員が増えても、PDFが増えても、余裕で対応 |
| 運用コスト | 月額1万円以下での運用を実現する設計（お財布にも優しい） |
| セキュリティ | ゼロトラストアーキテクチャで認証・認可を徹底 |
導入の流れ
| ステップ | 内容 | 期間目安 |
|---|---|---|
| 1. 要件ヒアリング | どんなPDFを検索したい？を確認 | 1週間 |
| 2. 環境構築 | クラウド環境のセットアップ | 1週間 |
| 3. 文書登録・テスト | PDFアップロードと「ちゃんと動く？」確認 | 1週間 |
| 4. 運用開始 | 本番利用と微調整 | 1週間〜 |
まとめ
AI検索システムにより、文書検索時間を90%削減し、社内ナレッジの活用率を3.5倍に向上させることができました。
「PDFを探すのが仕事になっている」「〇〇さんがいないと何もわからない」という状況にお心当たりの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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